چگونه محیط کارمان را سازماندهی کنیم ؟

دلايل بسيار زيادي وجود دارند تا شما را قانع کنند که محل کار خود را مرتب نگه داريد. البته اين امر تنها موجب دسترسي آسان شما به وسايل مورد نيازتان نمي شود، بلکه فوايد بيشمار ديگري را نيز در بر دارد.

به نظر مي رسد که يکي از خصوصيات افراد پر مشغله، برخورداري از دفترهاي کار آشفته و شلوغ است. به مجرد اين مطلب که محيط کار شما کثيف شود و اسناد و مدارک در هم ريخته شوند، کارهاي شما عقب مي افتند و نظم و انضباط اوليه را از دست خواهيد داد.

دلايل بسيار زيادي وجود دارند تا شما را قانع کنند که محل کار خود را مرتب نگه داريد. البته اين امر تنها موجب دسترسي آسان شما به وسايل مورد نيازتان نمي شود، بلکه فوايد بيشمار ديگري را نيز در بر دارد. تحقيقات نشان داده اند که محيط کار نا مرتب و بي نظم بر روي عملکرد ذهني افراد تاثير منفي مي گذارند. در چنين شرايطي شما مجبور مي شويد تا بيشتر از حد لازم از توانايي هاي خود استفاده کنيد، تا به واسطه آن بتوانيد لياقت و شايستگي خود را به ديگران اثبات نماييد.

متاسفانه در نظر بسياري از افراد، سازمان يافتگي دفتر کار ارزش زيادي ندارد. به راحتي مي توانيد در اطراف خود به افرادي را نام ببريد که تصور مي کنند کنترل همه چيز را به عهده دارند، اما در واقع انسان هاي نامرتب و بي نظمي هستند. البته در اين ميان استثناهايي هم به چشم مي خورند. به طور مثال برخي از افراد هستند که شلختگي آنها با چشمان غير مسلح نيز به وضوح آشکار مي باشد، اما اين دسته از افراد از سيستم چيدمان شخصي خود را دنباله روي مي کنند. ادامه مقاله را بخوانيد تا با نکته هاي جالبي در مورد سازمان بخشيدن به محيط کار فعلي خود بيشتر آشنا شويد.

از سيستمي پيروي کنيد که براي شما مفيد باشد

آيا شما فردي هستيد که توانايي به خاطر سپردن تاريخ ها را دارا مي باشد؟ البته به خاطر سپردن روز دقيق مهم نيست، فقط حدود آن مورد نظر است؛ يا اينکه فردي هستيد که بيشتر ترجيح مي دهد بر طبق دسته بندي موارد مختلف کار خود را پيش ببرد؟

براي آن دسته از افرادي که به دسته بندي فکر مي کنند، يک زونکن، پوشه و يا کلاسور، چاره کار است. با اتکا به اين روش، اين افراد به راحتي و تنها با يک نگاه سطحي به فهرست مطالب مي توانند موضوع مورد نظر خود را پيدا کنند.

عده ديگري از افراد نيز هستند که بر طبق اطلاعات زماني سوژه ها را به خاطر مي آورند. اين دسته از افراد دسته بندي هاي رديفي که به ترتيب از “الف” شروع شده باشد و به “ي” ختم گردد را ترجيح مي دهند. موفقيت اين افراد، زماني تضمين ميشود که بتوانند موضوعات خود را با پيروي از زمان دسته بندي کنند. آنها وقايع را بر اساس زمان و يا تاريخ وقوع آنها به خاطر مي آورند و معمولاً در دسته بندي تحمل بيشتري نسبت به گروه اول از خود نشان مي دهند. دليل اين امر کاملا ساده و قابل فهم ميباشد: زمانيکه پرونده هاي کاري بر روي ميز شما چيده مي شوند، قديمي تر ها در جايگاه پايين تري قرار مي گيرند.

سعي نکنيد خودتان را مجبور به پيروي کردن از روشي کنيد که ذهنتان با آن هم خواني ندارد. به جاي اين کار، شايسته است که از سيستم سازماندهي طبيعي و ذهني خود کمک بگيريد و در محيط کار همان سيستم را به کار گيريد.

در هر روز مقدار کمي از آن را انجام دهيد

در خلل فواصل زماني روزانه، براي خود وقتي را در نظر بگيريد و در آن به تميز کردن محيط اطراف خود بپردازيد. اگر احساس مي کرديد چيزهايي به چشمتان مي خورند که اصلاً ارزش نگه داشتن را ندارند، مي توانيد آنها را در بايگاني بر طبق سيستم دسته بندي خود فايل بندي نماييد.

اگر قسمت هاي کوچکي از اين کار را به صورت روزانه انجام دهيد، و در طي هر روز تنها چند دقيقه از وقت خود را به اين کار اختصاص دهيد، به اين نتيجه مي رسيد که در فضايي آکنده از نظم کار مي کنيد و همچنين مي توانيد در آينده در وقت خود تا اندازه بسيار زيادي صرفه جويي کنيد.

صبح يا بعد از ظهر اين کار را انجام دهيد

هر چند وقت يک بار دفتر کار شما نياز به يک نظافت کلي پيدا مي کند. شايد وسايل شما آنقدر بيش از اندازه روي هم انباشته شده باشند و يا آنقدر پرونده هاي دسته بندي نشده داشته باشيد که براي مرتب کردن همه آنها نياز به زير مجموعه سازي هم پيدا کنيد.

هر کاري که انجام مي دهيد، فقط بايد مطمئن باشيد که به اندازه کافي بر روي آن وقت مي گذاريد. بايد به اين کار مانند ساير وظايف شغلي خود نگاه کنيد. سعي کنيد حداقل هر دو ماه يکبار يک بعد از ظهر و يا صبح را به طور کامل به انجام اين کار اختصاص دهيد؛ در اينجا باز هم بايد تاکيد کنيم که وقت کافي به اين کار اختصاص دهيد، چرا که اين مطلب، امري نيست که بي حوصله و سرسري بخواهيد آن را از سر خود از کنيد. با اين وجود بازهم در مرتب کردن هاي روزانه نيز مي بايست سعي کنيد تا فايل هاي مختلف را مجدداً چک کنيد تا ببنيد چيزي از قلم نيفتاده باشد و همه چيز در سر جاي خود قرار گرفته باشد.

موارد ضروري را در پوشه مخصوص به خود ذخيره کنيد

مواردي که زمان تحويل آنها نزديک مي شود را بايد در يک بخش جداگانه ذخيره نماييد. آنها را در جايي بگذاريد که در دسترستان باشند. هميشه فضايي را براي موارد ضروري که ممکن است در آينده به آنها نياز پيدا کنيد، نيز در نظر بگيريد. اين موارد بايد از ساير مدارک جدا شوند و بر اساس “اولويت تحويل” دسته بندي گردند. تا کنون براي خود زياد اتفاق افتاده است که زمان تحويل بسياري از پروژه ها فرا رسيده، اما به اين دليل که بايد زياد دنبال آنها مي گشتم و يا فقط صرفاً به دليل فراموشي، از انجام آن امور عاجز ماندم.

در صورت امکان از کپي هاي الکترونيکي استفاده کنيد

درصد زيادي از درهم ريختگي روي ميز شما به دليل تعدد ميزان کاغذها و پوشه هاي متنوع ايجاد مي شود. هر گاه که برايتان مقدور بود، از مردم بخواهيد تا مدارک خود را براي شما از طريق پست الکترونيکي ارسال نمايند. سپس آنها را نامگذاري کنيد و در فولدرهاي جداگانه دسته بندي نماييد. موتورهاي جستجوي اينترني از جمله google مي توانند در اين زمينه امکانات بي نظيري را در اختيار شما قرار دهند. اما به هر حال شما بايد نسخه تمام پرونده هاي خود را بر روي ديسک سخت کامپيوتر داشته باشيد. اگر تنها به سيستم هاي طبقه بندي اينترنتي اتکا کنيد، کار خطرناک پ پر ريسکي را انجام داده ايد،  بنابراين بهتر است کمي وقت بگذاريد و فايل هاي خود را بر روي رايانه شخصي سازماندهي کنيد.

اگر به اندازه کافي وقت در اختيار داريد، سعي کنيد برخي از پرونده هاي خود را اسکن کرده و در کامپيوتر نگهداري کنيد. شايد اين کار براي برخي از افراد ديوانه کننده باشد، اما بايد توجه کنيد که اين امر يکي از گام هاي ضروري به منظور رعايت نظم و ترتيب مي باشد.

از يک تقويم روميزي استفاده کنيد

ممکن است برخي از افراد از خود سؤال کنند: در جايي که مي توانند از تقويم هاي داخل رايانه شخصي خود استفاده کنند، چرا خود را به زحمت بيندازند و از تقويم روميزي استفاده کنند؟ پاسخ سوال آنها اين است که: تقويم روميزي درست در مقابل چشمانتان قرار دارد.

سعي کنيد زمان دريافت هر پرونده و همچنين تاريخ تحويل آنرا بر روي تقويم خود يادداشت نماييد. همچنان که به مرور زمان ميزان پرونده هاي ضروري روي ميز شما زياد مي شود، به راحتي مي توانيد به تقويم مراجعه کرده و با خيال راحت کليه امور را انجام دهيد. اگر زمان تحويل و کاري که بايد انجام دهيد، همواره در مقابل چشمانتان قرار گيرد، امکان فراموشي به صفر مي رسد.

بيشترين سود را از محيط کار خود ببريد

از سيستمي استفاده کنيد که مناسب شغل و خصوصيات فرديتان باشد و سعي کنيد هميشه آنرا به مرحله اجرا نزديک سازيد. هر فردي به خوبي مي داند که کدام روش در مورد او از بازده بالاتري برخوردار است. يک محيط کاري ساده و در عين حال سازمان يافته، مي تواند به راحتي شما را به سمت تحقق اهدافتان رهنمون سازد و خلاقيت و لياقت شما را تا حد بسيار زيادي افزايش دهد. فقط مشکل دنبال کردن يک چنين نظام هدفمند و منظمي است.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *