اهمیت بهینه سازی فضا در محیط کار

بسیاری از ما، به طور روزانه ساعات طولانی را در محیط کار سپری می کنیم. به همین جهت، قطعا رسیدگی به فضای داخلی محیط کار تاثیر بسیار زیادی بر راندمان کاری و افزایش روحیه امان خواهد داشت. مدیرانی که به اهمیت دکوراسیون فضای اداری و تاثیر آن بر عملکرد کارکنان خود به خوبی واقف هستند، با توجه به این اصل مهم در زیباسازی و رسیدگی به دکوراسیون داخلی فضای کار گام برمی دارند.

 از دیگر موارد مهمی که از جنبه روانشناسی نیز تایید شده است، نحوه تعامل کارکنان با یکدیگر و تاثیر آن بر افزایش بهره وری و بازدهی آن ها می باشد. علم روز تاکید دارد تا کارکنان ضمن داشتن حریمی خصوصی برای کار و تحقیق و جست و جوی خود، از بستری مناسب برای تعامل و ارتباط با یکدیگر برخوردار باشند تا بتوانند اطلاعات خود را با یکدیگر مبادله کنند. جداسازی فضا ضمن توجه به حقوق کارمندان، موجب استفاده هر چه بیشتر از فضای کار می شود که در پی آن می توان در فضای کار، اتاق های بیشتری فراهم آورد. در بسیاری از شرکت های معتبر دنیا برای اینکه کارمندان از حریم شخصی برخوردار باشند و بتوانند نسبت به عملکرد یکدیگر نیز نظارت داشته باشند و تعاملات خوبی با یکدیگر برقرار نمایند، از پارتیشن ادری شیشه ای برای طراحی فضا استفاده می شود.

پارتیشن اداری تک جداره

پارتیشن مدرن

همان‌طور که در تصویر مشخص است در پارتیشن های مدرن نیز می‌توان ساختار کوموتیشن را پیاده کرد پس می‌توان پارتیشن کمد را در دسته‌بندی پارتیشن مدرن قرار داد. در تصویر زیر پارتیشن ازیک‌ طرف به‌ صورت دیوارپوش بوده و از طرف دیگر کمد و قفسه‌های دکوراتیو تعبیه‌ شده است همچنین ساختار فرمی و متریالی مدرن را داراست که ترکیب آن تبدیل به این محصول شده است.

استفاده از افکت کتریال در پارتیشن مدرن
bullet

استفاده از افکت کتریال در پارتیشن های مدرن

در تصویر مقابل با استفاده از افکت کتریال استفاده‌ شده در پارتیشن منظری سه‌بعدی به فضا داده و پارتیشن مدرن ارائه‌شده در تصویر تأثیری خاص بر پیرامون خود می‌گذارد. همواره بایستی به یاد داشته باشیم، از ترکیب چند فرم و متریال می‌توان به جلوه‌ای منحصربه‌فرد از یک محصول رسید.

استفاده از متریال جدید

استفاده از متریال جدید و مدرن بایستی در ساختار کلی پارتیشن پیاده گردد چراکه یکی از اصلی‌ترین اهداف پارتیشن‌بندی همانا جدا کردن دو فضا از یکدیگر است.

ترکیب‌بندی دیوار پوش و شیشه و ارائه پارتیشن‌های مدرن و شیک
bullet

ترکیب‌بندی  پارتیشن دیوار پوش و شیشه ای

همان‌طور که در تصویر مشاهده می‌فرمایید ترکیبی سازگار و همسان از دیوار پوش که هم می‌تواند پوششی روی دیوار سازه‌ای باشد و هم می‌تواند ارائه‌دهنده پارتیشن مدرن ترکیبی باشد، ما را به دیوایدر و پارتیشنی شیک می‌رساند. پازل ستاپ از قوی‌ترین گروه‌های طراح و تولیدکننده پارتیشن‌های مدرن می‌ باشد.

bullet

ترکیب چند جزئی فرنیچر در پارتیشن مدرن

همان‌طور که ذکر شد پارتیشن مدرن می‌تواند از ترکیب چند جزئی فرنیچر به دست آید که در فرم زیر نیز ترکیب چند کاربری از پارتیشن در هندسه کرو و شکسته ، سبب ایجاد این پارتیشن شده است.

رنگ بندی پارتیشن مدرن
bullet

رنگ بندی پارتیشن مدرن

در ساختار فرنیچر اداری مدرن استفاده از رنگ‌بندی روز با استفاده از رنگ‌ سازمانی اهمیت مضاعف داشته و می‌تواند جلوه‌ ای زیبا در محیط ایجاد نماید.

bullet

طراحی فضای اداری مدرن

در طراحی فضاهای اداری علاوه بر اجرای پارتیشن مدرن بایستی سایر اجزای دکوراسیون اداری مانند میزها، کانتر و … نیز به‌صورت مدرن طراحی شود تا کلیه موارد تشکیل‌دهنده دکوراسیون از یک مفهوم کلی پیروی نماید.

انتخاب متریال در پارتیشن‌های مدرن
bullet

انتخاب متریال در پارتیشن‌های مدرن

همان‌طور که مشهود است یکی از تعیین کننده ترین آیتم‌ها در تولید محصولات، متریال مورد استفاده می‌باشد که می‌بایست با احتیاط انتخاب شود، چراکه متریال استفاده شده در پارتیشن‌های مدرن به میزان فرم‌های انتخابی دارای اهمیت  فراوانی می‌باشد.

bullet

عدم محدودیت در دیوارک‌ها

در ساختار پارتیشن‌های مدرن و کوموتیشن هیچ‌گونه محدودیتی وجود نداشته و می‌توان با توجه به کاربرد مورد نیاز، فرم‌ های متنوعی را خلق کرد و با آن محصول مورد نظر را به دست آورد.

متریال مدرن
bullet

ترکیبی چشم‌نوازاز متریال های مختلف

ترکیب شیشه‌های سمبلاست و استفاده از متریال با تکنولوژی سی ان سی، تمام محدودیت‌های طراحی را زیر پا گذاشته و فرم‌های بسیار زیبا از پارتیشن مدرن را به نمایش می‌گذارد.

bullet

ترکیب فرم‌ های پارتیشن مدرن

ترکیب فرم‌ها و متریال ها و احاطه به جدیدترین متریال ها ، پازل ستاپ را به یکی از قوی‌ترین گروه‌های طراح و تولیدکننده پارتیشن‌های مدرن تبدیل کرده است. طراحی زیبا و اجرای دقیق از نقاط تمایز محصولات گروه ما می‌باشد.

استفاده از تقسیمات برشی در طراحی مدرن
bullet

استفاده از تقسیمات برشی در طراحی مدرن

در طراحی مدرن استفاده از تقسیمات برشی برای کاربری های متفاوت بسیار مهم و کارا می باشد و شاید بتوان گفت یکی از اصلی ترین شاخصه های معماری مدرن، تقسیمات برشی می‌باشد. در این تقسیم بندی‌ ها حدالامکان مرز مشخصی بین اجزای مختلف ایجاد نمی شود و اجزای مختلف دکوراسیون اداری با حفظ کاربرد در هم آمیخته و تبدیل به یک جزئی مرکب شده اند.

bullet

ایجاد نور در دکورتیو

همان‌گونه که در تصویر مشاهده می‌شود پارتیشن اداری از داخل دیوار پوش‌ های جانبی خود بیرون آمده و نورهای دکورتیو نیز برشی در دیوار های پیرامون خود ایجاد شده است.

نور پردازی خطی برای دکوراسیون اداری
bullet

نور پردازی خطی برای دکوراسیون اداری

نور پردازی خطی برای دکوراسیون اداری کاربرد مناسبی دارد و اگر این نور پردازی در برش هایی از دیوارپوش و یا پارتیشن دوجداره و یا انواع محصولات دیگر صورت گیرد، جلوه زیبایی به سازه های پیرامونی خود بخشیده و درعین حال فضایی را نیز اشغال نمی نماید .

bullet

پارتیشن اداری با فریم های ظریف

استفاده از پارتیشن های اداری با فریم های ظریف و هماهنگی خطوط آن با دیگر اجزا چشم نواز بوده و به بیننده احساس آرامش می‌بخشد.زیرا یکی از اصلی ترین اهداف تغییر، ایجاد محیط آرامش بخش می باشد.

متریال سنگ مصنوعی
bullet

متریال سنگ مصنوعی

بکارگیری صفخات و متریال سنگ مصنوعی ( کرین ) شاید به هزینه پروژه بیفزاید ولی نمایی منحصر بفرد را به محیط می‌بخشد. بایستی با در نظر گرفتن تمامی مشخصات این متریال از آن استفاده کرد. بطور مثال، از بکارگیری این صفحات در فرنیچری که احتمال جابجایی آن زیاد و به دفعات باشد، خودداری کنیم. چرا که این متریال در جابجایی زیاد دچار آسیب شده و به دلیل وزن بالای متریالی مناسب برای فرنیچر اداری متحرک بشمار نمی‌آید .

bullet

پارتیشن کرو مدرن

تلفیق خطوط قائم و کرو در گوشه ها در محیط هایی که محدودیت متراژ دارند، در ایجاد معابر مناسب کارساز است. در این طرح از مدل پارتیشن کرو مدرن استفاده شده است و در ادامه بهپارتیشن شیشه ای آلومینیوم استیل منتهی شده است. در این ترکیب‌ها حرکت پلکانی تبدیل متریالی یا فرم بایستی حتماً رعایت شود .

پارتیشن مدرن حلالی
bullet

پارتیشن مدرن هلالی

هنگام طراحی در نظر داشتن افکت متریال مختلف در هر محیط و طراحی بر مبنای آن‌ ها می‌تواند خروجی خوبی داشته باشد. در بسیاری از موارد ما شاهد تأثیر منفی انعکاس تصویر متریال در یکدیگر هستیم که به فرم‌ های اصلی و اجزای مختلف دکوراسیون اداری از نظر بصری آسیب وارد می سازد. در تصویر مقابل نمایی زیبا از قرینه سازی دو تصویر حقیقی و مجازی از پارتیشن مدرن هلالی را در کنار یکدیگر داریم .

bullet

انتخاب رنگ در محیط اداری

انتخاب رنگ در پارتیشن مدرن اداری بایستی تابعی از رنگ سازمانی و رویکرد کارکردی آن سازمان باشد. چرا که یکی از اصلی ترین اهداف در تغییرات دکوراسیون و فرنیچر اداری حذف اشتباهات احتمالی قبلی و بهینه سازی فضای کاربری برای کارکرد بیشتر و بالا بردن میزان بهره‌ وری کارکنان است.

استفاده از صفحات کربن در مبلمان اداری
bullet

استفاده از صفحات کربن در مبلمان اداری

استفاده از صفحات کرین در مبلمان اداری مستلزم صرف هزینه های بالا بوده و این کار بایستی به دقت و با در نظر گرفتن مشخصات این متریال صورت گیرد. به طور معمول صفحات کرین در استندها و فرنیچرهایی استفاده می‌ گردد که کاملاً از ثابت بودن آن‌ها اطمینان داریم. چرا که این متریال دارای وزن بالا بوده و در جابجایی‌ها احتمال آسیب دیدگی دارند .

موارد مهم در پارتیشن اداری

موارد مهم در پارتیشن اداری

بسیاری از اوقات ما به جایی میرسیم که یک احساس نیاز آشکار، پنهان، فوری در ما برای نوعی تغییر محیط پیرامون خود احساس می شود. در شکل گیری طبیعی این نوع احساس نیاز ، موارد متعددی میتواند نقش داشته باشد و ما نباید هرگز به این حس خود بی تفاوت باشیم. چرا که این بی تفاوتی موجب بوجود آمدن نوعی نارضایتی مزمن در ما خواهد شد که بعد از مدتی منشا اصلی که محیط پیرامون ما بوده به فراموشی سپرده شده و ما در یافتن این علت نارضایتی دچار سردرگمی خواهیم شد . ناراضایتی از محیط پیرامون میتواند دلایل مختلفی داشته باشد که بعضی از موارد در ذیل ذکر شده است:

Related image

۱: فرسودگی و کهنگی متریال تشکیل دهنده دکوراسیون اداری ناشی از زمان مصرف اعم از فرنیچر اداری ،پارتیشنهای اداری های اداری و …
۲: ناکارآمدی کاربردی محصولات و دکوراسیون اداری ناشی از عدم طراحی صحیح
۳: عدم استفاده از رنگبندی مناسب در دکوراسیون اداری و در نتیجه ایجاد فضایی ناهماهنگ کاری
۴: وجود اشکالات در تیغه چینی پارتیشن اداری و معماری کلی
۵: عدم تطبیق دکوراسیون اداری با کاربری مورد نیاز شرکت
۶: دیده نشدن توسعه احتمالی در طرح اولیه
۷: عدم کارایی دکوراسیون در ایجاد ارتباط بین بخش های مختلف کاری
۸:بهم ریختگی کلی دکوراسیون اداری با اضافه کردن سازه های جدید
۹: سایزهای نامناسب برای فرنیچر و پارتیشن های اداری
۱۰:تخریب متریال مورد استفاده در دکوراسیون ناشی از کیفیت پایین
۱۱:مشکلات در طراحی و یا فرمها و دموده بودن بسیاری از محصولات

 

در دلایل ذکر شده به جز دلیل اول که به طور طبیعی و با گذشت زمان اتفاق میافتد، در سایر موارد میتوان با بررسی و دقت در طراحی اولیه و بکار گیری متریال مناسب از بروز بسیاری از مشکلات فوق جلوگیری کرد.

مشخصات فنی پارتیشن اداری

پارتیشن اداری دوجداره تولید شده توسط این مجموعه دارای ضخامت ۱۲سانتیمتر میباشد ام دی اف بکار رفته از نوع مرغوب ۱۶ میل و ضد خش با روکش اچ پی ال که درستونها و پایه سرتاسری از ام دی اف ۲۵ میل استفاده شده و نوار لبه ها با نوار پی وی سی ۲ میل روکش شده اند. اتصالات بلوکها با روش الیت (نوعی پیچ خاص که بصورت عمود بر سطح دو پیچ افقی دیگر را میچرخاند) بوده و هیچ پیچی روی بدنه و ظاهر ام دی اف پارتیشن اداری مشاهده نمیشود.اتصال دربها به چهارچوب با سه عدد لولای فولادی با روکش کروم و همراه با دستگیره و قفل از جنس درجه یک است.

Related image

پنجره ها با قاب فارسی برُ از نوع اتصال پروانه ای با شیشه دوجداره ساده ۶میل با کرکره سوئدی ولومدار ۱۶ میل یا تک جداره سند بلاست با طرحهای متنوع و سفارشی مانند حک کردن لوگو یا نام می باشد. در شکل زیر میتوانید حالتهای مختلف مدل پارتیشن اداری را مشاهده فرمایید و با توجه به نیاز و محل مورد نظر برای نصب پارتیشن بهترین و مطمئن ترین انتخاب را داشته باشید.همانطور که مشاهده میفرمایید میتوان پارتیشن راتمام ام دی اف و بدون شیشه استفاده نمود که در مکانی نور مهم نیست و نمیخواهیم دید داشته باشد و صدا بیشتر گرفته شود بهترین گزینه است . در حالت بعدی قسمت پایینپارتیشن mdf و بالا شیشه میباشد که معمولا بلوک پایین ارتفاع ۸۰ سانتیمتر و قسمت شیشه ۱۲۰ سانتی متر میباشد . نکته : در صورتی که در دیواره پارتیشن درب داشته باشیم حداقل ارتفاع ۲۰۵ سانتی متر میباشد .

 

در حالت بعدی میتوان پارتیشن را بصورت تمام شیشه سفارش داد که بنا به درخواست مشتری قابل اجراست بهتر است در این حالت ۴۰ سانتی متر از پایین پارتیشن mdf باشد و مابقی شیشه که در قاب ۷ سانتی متری ام دی اف محصور شده این کار جهت ایمنی بیشتر بابت امکان شکستگی شیشه می باشد . در حالتهای بعدی امکان نصب و ایجاد ماژولها بر روی دیواره اینپارتیشن هایاداری را میبینیم که قابل نصب و اجرا میباشد .

پارتیشن شیشه ای با شیشه تک جداره ۱۲ میلیمتری

پارتیشن شیشه ای با شیشه تک جداره ۱۲ میلیمتری

در پارتیشن شیشه ای سایمون میتوان از شیشه ای تک جداره ۱۲ میلیمتری استفاده کرد بطوری که این شیشه ها را در قد ها و طول های مختتلف بنابه طرح مورد درخواست تولید و در پارتیشن نصب کرد.

پارتیشن شیشه ای با شیشه دو جداره
bullet

پارتیشن شیشه ای با شیشه دو جداره

در این طرح میتوان به جای شیشه تک جداره از شیشه دو جداره استاندارد و تولیدی شرکت استفاده کرد که این شیشه ها در ضخامت های متفاوت از ۱۲ میلیمتر تا ۲۶ میلیمتر تولید می گردد.

رنگ های مناسب و الهام بخش، برای دکوراسیون محل کار

رنگ های مناسب و الهام بخش

رنگ محیط کار، تاثیر زیادی روی روحیه کارکنان دارد، برای همین باید در انتخاب رنگ نهایت دقت را کرد که از رنگ های الهام بخش

و با کیفیت که گویای فعالیت کاری سازمان نیز می باشند استفاده کرد.

اگر قصد نقاشی کردن دفتر کار خود را دارید، سعی کنید از رنگ هایی که زمینه فعالیت کاری شما را منعکس می کنند استفاده کنید.

برای مثال، اگر فعالیت تجاری شما در زمینه های سنتی و عرفی مثل بانکداری است، احتمالا مایلید از رنگ های خنثی و ملایم مثل

رنگ زرد کم رنگ یا کرم متمایل به سفید و یا آبی روشن استفاده کنید. از سوی دیگر اگر کار شما نیاز به خلاقیت داشته باشد مثل یک

موسسه تبلیغاتی، می توانید از رنگ هایی مثل رنگ نارنجی و یا درجات تیره تر رنگ های سبز و یا آبی استفاده کنید. سعی کنید از

رنگ های با کیفیت استفاده کنید که تا آخر سال نما و جلوه خود را حفظ کند.

 

چطور در یک محیط کاری شلوغ تمرکز کنیم

تا به حال برایتان پیش آمده که پشت میزتان بنشینید و سعی کنید روی کارتان تمرکز کنید٬ ولی بعد از مدتی متوجه شوید حواستان پرت شده و مشغول فکر کردن به چیز دیگری هستید؟  حتما تجربه کرده اید که چقدر موقعیت عذاب آوری است. صدای خیابان٬ویبره موبایل همکار٬ صحبت دو نفره ای که با کار شما ارتباطی ندارد و … همه باعث می شود تمرکز شما به هم بخورد. کارهایتان روی هم انبار شده٬ ولی توان متمرکز کردن فکرتان را روی آنها ندارید. اگر این حالت زیاد برایتان پیش می آید و بهره‌وریتان کاهش یافته٬ باید زودتر به فکر چاره باشید.

 

محیط کار

محلی که در آن مشغول هستیم٬ نقش مهمی در کیفیت تمرکز ما ایفا می کند.

جای راحت

  • به راحتی صندلی و میزتان توجه کنید. اگر صندلی تان ناراحت باشد٬ مجبور می شوید دائم از روی آن بلند شوید و همین موضوع تمرکزتان را در کار از بین می برد.

میز کار منظم و زیبا

  • شلوغی میز کار یا حتی Desktop کامپیوترتان٬ می تواند حواستان را پرت کند و آرامشتان را به هم بزند. یک عکس زیبای طبیعت را قاب بگیرید یا آن را زمینه مونیتورتان قرار دهید. نگاه کردن به مناظر طبیعی٬ تمرکز را بالا می برد.

صداهای مزاحم

  • صدای صحبت همکاران٬ هرچند در مورد یک موضوع کاری باشد٬ می تواند به راحتی حواس شما را پرت کند. اگر کار همه شما با کامپیوتر است٬ پیشنهاد بدهید یک فضای گفتگوی مجازی (Chat Group)  راه بیاندازند و در آنجا با هم صحبت کنند. سایت Hipchat امکانات خوبی را در این زمینه به شما ارائه می دهد.

    راه دیگر٬ گوش کردن به موسیقی بی کلام است. موسیقی کلاسیک٬ ترنس یا هر موسیقی ای که با آن راحت هستید. اگر با موسیقی هم نمی توانید تمرکز کنید٬ گزینه ی دیگر Pink noise  است که خیلی ها آن را موثر می دانند. Pink noise یک نویز ممتد است که باعث می شود حساسیتتان به بقیه ی نویزهای داخل دفتر کار کمتر شود. البته استفاده از آن به مدت طولانی آزار دهنده می شود. همچنین می توانید صدای باران و امواج دریا را دانلود کنید و با هدفون به آن ها گوش دهید.

 

تغذیه و استراحت

وقتی کم خواب یا گرسنه هستید٬ صدا ها بیشتر اذیتتان می کنند. صبح ها صبحانه بخورید و ۷ الی ۸ ساعت خواب به موقع داشته باشید

بی تحرکی هم باعث کم شدن تمرکز می شود. هر موقع دیدید نمی توانید فکرتان را جمع کنید٬ کمی بلند شوید و قدم بزنید. با این کار خون

در مغز بیشتر به جریان می افتد و راندمانتان بالا خواهد رفت.

 

راه کارهای ذهنی

  • مدیریت نگرانی ها

همه ما درگیری ها و نگرانی های خاص خود را داریم. برای فکر کردن به آنها زمان تعیین کنید. هر موقع وسط کار٬ فکر و نگرانی به سراغتان آمد٬ یادداشت کوچکی با ذکر نوع نگرانی بنویسید و بعدا در زمان تعیین شده به آن بپردازید.

  • تمرکز روی یک کار

تا جایی که می توانید فقط روی یک کار تمرکز کنید. وقتی تا جای معقولی انجام شد٬ سراغ کار بعدی بروید. محققان به این نتیجه رسیدند که ۱۵ دقیقه طول می کشد که انسان بتواند در یک کار فکری٬ به نقطه عمیق تمرکز برسد. اگر کارهای مختلف را باهم انجام دهید٬ به این درجه از تمرکز نخواهید رسید.

  • بعد از یک کار فکری ٬ یک کار آسان انتخاب کنید

مغز احتیاح به استراحت دارد. برای همین٬ مثلا بعد از یک ساعت برنامه نویسی٬ ۱۵ دقیقه ایمیل هایتان را پاسخ دهید تا کمی استراحت کنید.

  • الویت بندی کارها

وقتی چند کار باهم در دستتان باشد٬ ترس از انجام آنها باعث پریشانی حواس و در نتیجه عقب انداختن کارها می شود. به همین منظور کارهایتان را الویت بندی و زمان بندی کنید تا تشویش خاطر وقتتان را نگیرد.

 

چگونه محیط کارمان را سازماندهی کنیم ؟

دلايل بسيار زيادي وجود دارند تا شما را قانع کنند که محل کار خود را مرتب نگه داريد. البته اين امر تنها موجب دسترسي آسان شما به وسايل مورد نيازتان نمي شود، بلکه فوايد بيشمار ديگري را نيز در بر دارد.

به نظر مي رسد که يکي از خصوصيات افراد پر مشغله، برخورداري از دفترهاي کار آشفته و شلوغ است. به مجرد اين مطلب که محيط کار شما کثيف شود و اسناد و مدارک در هم ريخته شوند، کارهاي شما عقب مي افتند و نظم و انضباط اوليه را از دست خواهيد داد.

دلايل بسيار زيادي وجود دارند تا شما را قانع کنند که محل کار خود را مرتب نگه داريد. البته اين امر تنها موجب دسترسي آسان شما به وسايل مورد نيازتان نمي شود، بلکه فوايد بيشمار ديگري را نيز در بر دارد. تحقيقات نشان داده اند که محيط کار نا مرتب و بي نظم بر روي عملکرد ذهني افراد تاثير منفي مي گذارند. در چنين شرايطي شما مجبور مي شويد تا بيشتر از حد لازم از توانايي هاي خود استفاده کنيد، تا به واسطه آن بتوانيد لياقت و شايستگي خود را به ديگران اثبات نماييد.

متاسفانه در نظر بسياري از افراد، سازمان يافتگي دفتر کار ارزش زيادي ندارد. به راحتي مي توانيد در اطراف خود به افرادي را نام ببريد که تصور مي کنند کنترل همه چيز را به عهده دارند، اما در واقع انسان هاي نامرتب و بي نظمي هستند. البته در اين ميان استثناهايي هم به چشم مي خورند. به طور مثال برخي از افراد هستند که شلختگي آنها با چشمان غير مسلح نيز به وضوح آشکار مي باشد، اما اين دسته از افراد از سيستم چيدمان شخصي خود را دنباله روي مي کنند. ادامه مقاله را بخوانيد تا با نکته هاي جالبي در مورد سازمان بخشيدن به محيط کار فعلي خود بيشتر آشنا شويد.

از سيستمي پيروي کنيد که براي شما مفيد باشد

آيا شما فردي هستيد که توانايي به خاطر سپردن تاريخ ها را دارا مي باشد؟ البته به خاطر سپردن روز دقيق مهم نيست، فقط حدود آن مورد نظر است؛ يا اينکه فردي هستيد که بيشتر ترجيح مي دهد بر طبق دسته بندي موارد مختلف کار خود را پيش ببرد؟

براي آن دسته از افرادي که به دسته بندي فکر مي کنند، يک زونکن، پوشه و يا کلاسور، چاره کار است. با اتکا به اين روش، اين افراد به راحتي و تنها با يک نگاه سطحي به فهرست مطالب مي توانند موضوع مورد نظر خود را پيدا کنند.

عده ديگري از افراد نيز هستند که بر طبق اطلاعات زماني سوژه ها را به خاطر مي آورند. اين دسته از افراد دسته بندي هاي رديفي که به ترتيب از “الف” شروع شده باشد و به “ي” ختم گردد را ترجيح مي دهند. موفقيت اين افراد، زماني تضمين ميشود که بتوانند موضوعات خود را با پيروي از زمان دسته بندي کنند. آنها وقايع را بر اساس زمان و يا تاريخ وقوع آنها به خاطر مي آورند و معمولاً در دسته بندي تحمل بيشتري نسبت به گروه اول از خود نشان مي دهند. دليل اين امر کاملا ساده و قابل فهم ميباشد: زمانيکه پرونده هاي کاري بر روي ميز شما چيده مي شوند، قديمي تر ها در جايگاه پايين تري قرار مي گيرند.

سعي نکنيد خودتان را مجبور به پيروي کردن از روشي کنيد که ذهنتان با آن هم خواني ندارد. به جاي اين کار، شايسته است که از سيستم سازماندهي طبيعي و ذهني خود کمک بگيريد و در محيط کار همان سيستم را به کار گيريد.

در هر روز مقدار کمي از آن را انجام دهيد

در خلل فواصل زماني روزانه، براي خود وقتي را در نظر بگيريد و در آن به تميز کردن محيط اطراف خود بپردازيد. اگر احساس مي کرديد چيزهايي به چشمتان مي خورند که اصلاً ارزش نگه داشتن را ندارند، مي توانيد آنها را در بايگاني بر طبق سيستم دسته بندي خود فايل بندي نماييد.

اگر قسمت هاي کوچکي از اين کار را به صورت روزانه انجام دهيد، و در طي هر روز تنها چند دقيقه از وقت خود را به اين کار اختصاص دهيد، به اين نتيجه مي رسيد که در فضايي آکنده از نظم کار مي کنيد و همچنين مي توانيد در آينده در وقت خود تا اندازه بسيار زيادي صرفه جويي کنيد.

صبح يا بعد از ظهر اين کار را انجام دهيد

هر چند وقت يک بار دفتر کار شما نياز به يک نظافت کلي پيدا مي کند. شايد وسايل شما آنقدر بيش از اندازه روي هم انباشته شده باشند و يا آنقدر پرونده هاي دسته بندي نشده داشته باشيد که براي مرتب کردن همه آنها نياز به زير مجموعه سازي هم پيدا کنيد.

هر کاري که انجام مي دهيد، فقط بايد مطمئن باشيد که به اندازه کافي بر روي آن وقت مي گذاريد. بايد به اين کار مانند ساير وظايف شغلي خود نگاه کنيد. سعي کنيد حداقل هر دو ماه يکبار يک بعد از ظهر و يا صبح را به طور کامل به انجام اين کار اختصاص دهيد؛ در اينجا باز هم بايد تاکيد کنيم که وقت کافي به اين کار اختصاص دهيد، چرا که اين مطلب، امري نيست که بي حوصله و سرسري بخواهيد آن را از سر خود از کنيد. با اين وجود بازهم در مرتب کردن هاي روزانه نيز مي بايست سعي کنيد تا فايل هاي مختلف را مجدداً چک کنيد تا ببنيد چيزي از قلم نيفتاده باشد و همه چيز در سر جاي خود قرار گرفته باشد.

موارد ضروري را در پوشه مخصوص به خود ذخيره کنيد

مواردي که زمان تحويل آنها نزديک مي شود را بايد در يک بخش جداگانه ذخيره نماييد. آنها را در جايي بگذاريد که در دسترستان باشند. هميشه فضايي را براي موارد ضروري که ممکن است در آينده به آنها نياز پيدا کنيد، نيز در نظر بگيريد. اين موارد بايد از ساير مدارک جدا شوند و بر اساس “اولويت تحويل” دسته بندي گردند. تا کنون براي خود زياد اتفاق افتاده است که زمان تحويل بسياري از پروژه ها فرا رسيده، اما به اين دليل که بايد زياد دنبال آنها مي گشتم و يا فقط صرفاً به دليل فراموشي، از انجام آن امور عاجز ماندم.

در صورت امکان از کپي هاي الکترونيکي استفاده کنيد

درصد زيادي از درهم ريختگي روي ميز شما به دليل تعدد ميزان کاغذها و پوشه هاي متنوع ايجاد مي شود. هر گاه که برايتان مقدور بود، از مردم بخواهيد تا مدارک خود را براي شما از طريق پست الکترونيکي ارسال نمايند. سپس آنها را نامگذاري کنيد و در فولدرهاي جداگانه دسته بندي نماييد. موتورهاي جستجوي اينترني از جمله google مي توانند در اين زمينه امکانات بي نظيري را در اختيار شما قرار دهند. اما به هر حال شما بايد نسخه تمام پرونده هاي خود را بر روي ديسک سخت کامپيوتر داشته باشيد. اگر تنها به سيستم هاي طبقه بندي اينترنتي اتکا کنيد، کار خطرناک پ پر ريسکي را انجام داده ايد،  بنابراين بهتر است کمي وقت بگذاريد و فايل هاي خود را بر روي رايانه شخصي سازماندهي کنيد.

اگر به اندازه کافي وقت در اختيار داريد، سعي کنيد برخي از پرونده هاي خود را اسکن کرده و در کامپيوتر نگهداري کنيد. شايد اين کار براي برخي از افراد ديوانه کننده باشد، اما بايد توجه کنيد که اين امر يکي از گام هاي ضروري به منظور رعايت نظم و ترتيب مي باشد.

از يک تقويم روميزي استفاده کنيد

ممکن است برخي از افراد از خود سؤال کنند: در جايي که مي توانند از تقويم هاي داخل رايانه شخصي خود استفاده کنند، چرا خود را به زحمت بيندازند و از تقويم روميزي استفاده کنند؟ پاسخ سوال آنها اين است که: تقويم روميزي درست در مقابل چشمانتان قرار دارد.

سعي کنيد زمان دريافت هر پرونده و همچنين تاريخ تحويل آنرا بر روي تقويم خود يادداشت نماييد. همچنان که به مرور زمان ميزان پرونده هاي ضروري روي ميز شما زياد مي شود، به راحتي مي توانيد به تقويم مراجعه کرده و با خيال راحت کليه امور را انجام دهيد. اگر زمان تحويل و کاري که بايد انجام دهيد، همواره در مقابل چشمانتان قرار گيرد، امکان فراموشي به صفر مي رسد.

بيشترين سود را از محيط کار خود ببريد

از سيستمي استفاده کنيد که مناسب شغل و خصوصيات فرديتان باشد و سعي کنيد هميشه آنرا به مرحله اجرا نزديک سازيد. هر فردي به خوبي مي داند که کدام روش در مورد او از بازده بالاتري برخوردار است. يک محيط کاري ساده و در عين حال سازمان يافته، مي تواند به راحتي شما را به سمت تحقق اهدافتان رهنمون سازد و خلاقيت و لياقت شما را تا حد بسيار زيادي افزايش دهد. فقط مشکل دنبال کردن يک چنين نظام هدفمند و منظمي است.